Stadgar

Stadgar för FALK –
Föreningen Arkivverksamma i Landsting och Kommun

Stadgarna är antagna vid årsmöte 17 maj 2000.

§1 Syfte

Föreningens syfte är att tillvarata medlemmarnas icke fackliga intressen, följa utvecklingen inom arkiv- och dokumenthanteringsområdet, främja yrkeskontakter och utbyte av information och erfarenheter.

§2 Medlemskap

Medlemskap är av två slag:

  • Medlem = fysisk person
  • Hedersmedlem = person inom eller utom FALK som gjort stora insatser för de kommunala arkiven. Hedersmedlem väljs på årsmöte på styrelsens förslag

Ansökan om medlemskap görs till styrelsen, som beslutar om in- och utträde samt uteslutning av medlemmar. Medlemskap är öppet för:

  • Personer med arkivvårdande uppgifter inom landsting och kommun
  • Övriga med intresse för föreningens verksamhet
§3 Medlemsavgift

Medlemsavgift fastställs av årsmötet.

Medlemsavgift skall vara betald senast vid utgången av februari månad under det år för vilket avgift är beslutad. Medlem som trots uppmaning inte betalat sin medlemsavgift anses ha begärt sitt utträde ur föreningen.

§4 Organisation

Medlemmarnas inflytande på föreningens verksamhet utövas genom:

  • årsmöte
  • styrelse
  • revisorer

Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet.

Föreningens verkställande organ är styrelsen

Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår.

Föreningens räkenskaper skall överlämnas till revisorerna senast vid februari månads utgång.

§5 Årsmöte

Ordinarie årsmöte skall hållas varje år på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Styrelsen kallar medlemmarna till ordinarie årsmöte senast 60 dagar före mötet. Viktiga ärenden skall anges på kallelsen. Om den inte redovisas i kallelsen skall slutlig dagordning vara hos medlemmarna senast 14 dagar före mötet.

Ärenden som skall beslutas på årsmöte skall vara styrelsen skriftligt tillhanda 30 dagar före detsamma.

Utöver dagordning skall följande möteshandlingar utsändas i god tid före mötet:

  1. verksamhetsberättelse
  2. ekonomisk redogörelse
  3. valberedningens förslag
  4. förslag på medlemsavgift för kommande verksamhetsår samt
  5. frågor som i förekommande fall väckts av styrelsen eller medlemmar.
§6 Årsmötesförhandlingar

Vid årsmöte har varje närvarande medlem en röst. Beslut fattas med enkel majoritet med undantag för beslut om upplösning enligt § 10. Vid lika antal röster avgör årsmötesordförande. Om medlem begär det, skall sluten omröstning ske.

Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas:

  1. Årsmötets stadgeenliga utlysande
  2. Val av mötesfunktionärer:
    1. Ordförande
    2. Sekreterare
    3. två justeringsmän, tillika rösträknare
  3. Verksamhetsberättelse
  4. Fastställande av balans- och resultaträkning
  5. Revisorernas berättelse
  6. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
  7. Beslut om medlemsavgift för kommande verksamhetsår
  8. Val av styrelse:
    1. ordförande väljs för två år
    2. minst fem högst åtta ledamöter väljs. Samtliga väljs för två år på sådant sätt att ca hälften av platserna står till förfogande varje år
  9. Val av revisorer
    1. val av två ordinarie revisorer
    2. val av två revisorssuppleanter. Samtliga väljs för två år på sådant sätt att ca hälften av platserna står till förfogande varje år
  10. Val av tre ledamöter i föreningens valberedning. Sammankallande utses inom gruppen.
  11. Av styrelsen väckta frågor
  12. Av medlemmar väckta frågor
  13. Avslutning
§7 Extra årsmöte

Extra årsmöte hålls inom 60 dagar om minst en fjärdedel av medlemmarna begär detta eller om styrelsen så finner lämpligt.

Kallelse till extra årsmöte utfärdas av styrelsen senast tre veckor efter det att beslut tagits om att extra årsmöte skall hållas.

Vid extra årsmötet behandlas procedurfrågorna samt i övrigt de ärenden som anges i kallelsen.

§8 Styrelse

Styrelsen består av ordförande samt ytterligare högst åtta ledamöter. Styrelsen utser inom sig en vice ordförande, en sekreterare och en kassör.

Styrelsen sammanträder på tid och plats som ordföranden bestämmer eller då minst tre ledamöter så kräver.

Kallelse med föredragningslista skall senast 14 dagar före sammanträde vara ledamöterna tillhanda. I undantagsfall kan kallelse till styrelsesammanträde ske snabbare.

Styrelsen är beslutsmässig när minst fyra ledamöter, därav ordförande eller vice ordförande, är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet, varvid varje ledamot har en röst. Vid lika röstetal har fungerande ordförande utslagsröst.

Över styrelsens möten skall föras protokoll varav besluten framgår.

Styrelsemöte får hållas per telefon. Protokoll skall skrivas även vid telefonsammanträden.

Styrelsen utser inom sig två ombud till Föreningen Svensk Arkivtidskrifts årsmöte.

Styrelsen fastställer avgifter för deltagande i föreningens aktiviteter. Medlemmar har 20% rabatt på dessa.

Styrelsen har rätt att inbjuda representanter för andra arkivföreningar till föreningens aktiviteter.

§9 Firmateckning

Föreningens firma tecknas av ordföranden och den eller de personer, var för sig, som styrelsen utser.

§10 Stadgeändring och eventuell upplösning av föreningen

Ändring av dessa stadgar sker vid ordinarie eller extra årsmöte. Stadgeändring beslutas med enkel majoritet.

Om föreningen skall upplösas beslutas det med 2/3 majoritet vid två på varandra följande årsmöten varav det ena skall vara ordinarie.

Vid upplösning beslutar årsmötet hur man skall förfara med tillgångar och skulder och med FALK:s arkiv.